Il difensore pubblico della contea di Los Angeles aggiorna il sistema di gestione dei casi con AWS

Blog

CasaCasa / Blog / Il difensore pubblico della contea di Los Angeles aggiorna il sistema di gestione dei casi con AWS

Jul 24, 2023

Il difensore pubblico della contea di Los Angeles aggiorna il sistema di gestione dei casi con AWS

Erin Brereton ha scritto di tecnologia, affari e altri argomenti per più di 50 riviste, giornali e pubblicazioni online. Quando Mohammed Al Rawi si unì al pubblico della contea di Los Angeles

Erin Brereton ha scritto di tecnologia, affari e altri argomenti per più di 50 riviste, giornali e pubblicazioni online.

Quando Mohammed Al Rawi è entrato a far parte dell'Ufficio del difensore pubblico della contea di Los Angeles come primo CIO nel 2019, la riduzione dell'uso di carta da parte dell'organizzazione e il facile accesso alle informazioni relative ai casi erano gli obiettivi centrali.

Ciò che Al Rawi ha scoperto, tuttavia, era una varietà di sistemi legacy – inclusi quelli che descrive come schermi verdi basati sulla programmazione COBOL risalenti agli anni ’60 – utilizzati per gestire le informazioni relative ai casi.

Pertanto, l'ufficio del pubblico difensore ha iniziato a indagare sulle opzioni disponibili per un sistema di gestione dei casi. Oltre a dover digitalizzare 160 milioni di documenti e circa 100.000 scatole di carta contenenti informazioni rilevanti sui casi, ha dovuto anche determinare un modo per gestire i documenti che l’ufficio riceve regolarmente dai partner del sistema giudiziario come le forze dell’ordine, il che potrebbe comportare ulteriori file fisici.

“Lavoriamo con molte agenzie giudiziarie che forniscono ancora informazioni in formato cartaceo; migliaia di documenti ci vengono consegnati fisicamente”, afferma Al Rawi. "Puoi trasformare la tua organizzazione, ma cosa fai con le fonti esterne di informazioni analogiche?"

Fare clic sul bannerdi seguito per ottenere un accesso personalizzato alle risorse informative sul cloud.

Inizialmente, l'ufficio del difensore pubblico della contea di Los Angeles prese in considerazione l'assunzione di personale di immissione dati per inserire le informazioni in un sistema centrale, ma si rese conto che assumere persone per ricoprire quei ruoli sarebbe stata un'impresa considerevole.

"Quando abbiamo fatto i conti, abbiamo scoperto che ci sarebbero voluti in media 24 minuti per caso per inserire informazioni rilevanti da un rapporto della polizia", ​​dice Al Rawi. “Riceviamo documenti da 99 agenzie di arresto. È una contea enorme; abbiamo 10 milioni di residenti. Avremmo dovuto collocare dozzine di addetti all’immissione dati in oltre 30 sedi in tutta la contea”.

L’ufficio del difensore pubblico ha invece iniziato a esaminare alternative basate sulla tecnologia che avrebbero consentito di convertire i documenti cartacei in file digitali.

Dopo aver parlato con diversi fornitori e condotto un progetto pilota di prova con Amazon Web Services, afferma Al Rawi, ha deciso di utilizzare tre delle soluzioni dell'azienda: Amazon Textract per l'acquisizione di documenti; Amazon Comprehend, un servizio di elaborazione del linguaggio naturale in grado di identificare approfondimenti e relazioni all'interno del testo tramite l'apprendimento automatico; e Amazon S3, il servizio di archiviazione di oggetti cloud di AWS.

Insieme, le soluzioni hanno aiutato l'ufficio del difensore pubblico della contea di Los Angeles a elaborare un grande volume di documenti e rapporti provenienti da più agenzie, afferma Kim Majerus, vicepresidente di AWS per l'istruzione del settore pubblico e il governo statale e locale degli Stati Uniti. Gli avvocati ora possono accedere rapidamente alle informazioni digitalizzate relative ai casi invece di dover trascinare risme di carta in tribunale.

"Nel governo, in particolare, vediamo molti sistemi legacy", afferma Majerus. “I dirigenti dell'ufficio del difensore pubblico hanno davvero visto l'opportunità di snellire ed essere più efficienti. Fornisce al difensore – l’effettivo dipendente della contea di Los Angeles – un ambiente più agile; invece di cercare qualcosa, è a portata di mano. È più semplice estrarre le informazioni in modo che possano supportare al meglio ciascun caso."

Mohammed Al Rawi CIO dell'ufficio del difensore pubblico della contea di Los Angeles

Gli scanner HP praticamente in ogni ufficio sono stati programmati con codici QR che possono essere allegati a un documento quando un avvocato o un membro del personale di supporto lo scansiona. Il sistema identifica automaticamente il caso, il tipo di documento e la cartella a cui deve essere instradato.

Poiché i documenti di un'agenzia di arresto generalmente contengono tipi di informazioni coerenti, il sistema basato su AWS è in grado di utilizzare l'intelligenza artificiale per identificare ed estrarre ogni sezione all'interno di una pagina. Le funzionalità di apprendimento automatico aiutano il processo a diventare più sfumato e accurato man mano che viene eseguito, afferma Al Rawi.